Hợp đồng lao động điện tử, tối ưu
hay rủi ro
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Công ty
luật Phuoc & Partners)
Có thay đổi
pháp lý khi mới xuất hiện thường khiến doanh nghiệp (DN) chia thành hai phe. Một
phe hồ hởi như vừa tìm thấy chiếc chìa khóa mở cánh cửa quản trị hiện đại, còn
phe còn lại dè chừng như đang nhìn vào một cái bẫy được bọc bằng công nghệ. Hợp
đồng lao động (HĐLĐ) điện tử có lẽ nằm giữa hai tâm thế ấy. Với DN, nó hứa hẹn giúp
tiết kiệm giấy tờ, giảm thời gian ký kết, thuận tiện cho tuyển dụng từ xa, dễ dàng
lưu trữ và tra cứu, đồng thời phù hợp với xu hướng quản trị nhân sự số. Với người
lao động (NLĐ), điều này giúp họ nhận hợp đồng nhanh hơn và giữ hợp đồng dễ dàng
hơn.
Nhưng
trong quan hệ lao động, điều gì càng thuận tiện thì càng cần được thiết kế cẩn
trọng. HĐLĐ không chỉ là một biểu mẫu hành chính mà còn là điểm khởi đầu của một
quan hệ pháp lý đặc biệt, nơi một bên có vị thế yếu hơn về thông tin, khả năng
thương lượng và năng lực chứng minh. Một cú nhấp chuột, một mã OTP, một chữ ký
số hay một file PDF không thể tự nó thay thế cho sự hiểu biết, tự nguyện và
công bằng. Công nghệ làm cho việc ký nhanh hơn, nhưng không làm cho việc hiểu
chậm hơn và quyền lợi của NLĐ trở nên mờ hơn.
Pháp luật
Việt Nam đã thừa nhận HĐLĐ điện tử. Bộ luật Lao động cho phép HĐLĐ được giao kết
thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu và có giá trị
như HĐLĐ bằng văn bản. Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ
ngày 1/1/2026, tiếp tục quy định HĐLĐ điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết
lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản.
Lưu ý, mốc
1/7/2026 không có nghĩa là mọi DN phải bỏ HĐLĐ giấy để chuyển sang HĐLĐ điện tử.
Nghị định 337 chỉ khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế HĐLĐ giấy trong quản
trị nhân sự và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan. Mốc 1/7/2026 là thời
điểm chậm nhất để nền tảng HĐLĐ điện tử phải được đưa vào vận hành, và việc
giao kết HĐLĐ điện tử sẽ được áp dụng kể từ thời điểm đó.
Thực chất,
đây không chỉ là việc thay cây bút mực bằng chữ ký số mà còn là việc đưa HĐLĐ vào
một hệ sinh thái dữ liệu mới. Theo Nghị định 337, việc giao kết HĐLĐ điện tử phải
thực hiện thông qua eContract đáp ứng các điều kiện về phần mềm ký số, kiểm tra
chữ ký số, bảo mật thông tin, lưu trữ toàn vẹn dữ liệu, khả năng tra cứu, định
danh đúng chủ thể, xác thực danh tính, xác nhận sự đồng ý với nội dung hợp đồng,
chứng thực hợp đồng trước khi gửi về nền tảng để gắn ID, và kết nối với nền tảng
HĐLĐ điện tử qua API. NLĐ, DN và nhà cung cấp eContract cũng phải đáp ứng các
điều kiện nhất định về giấy tờ định danh, chữ ký số, dấu thời gian và dịch vụ
tin cậy.
Nếu nhìn ở
góc độ tích cực, đây là một bước tiến đáng kể. Một DN có hàng trăm lao động ở
nhiều địa phương có thể giảm rất nhiều thời gian ký, gửi, lưu trữ và tra cứu hợp
đồng. NLĐ ở xa không phải đi lại chỉ để ký một tờ giấy. Phụ lục hợp đồng, thỏa
thuận tạm hoãn, văn bản sửa đổi, thông báo chấm dứt hợp đồng cũng có thể được gắn
kèm trong hồ sơ để truy xuất lịch sử. Nếu làm đúng, HĐLĐ điện tử không còn là một
file PDF cô đơn trong máy tính của phòng nhân sự, mà là một hồ sơ sống đi theo NLĐ
từ ngày nhận việc đến ngày nghỉ việc.
Tuy nhiên,
rủi ro cũng bắt đầu từ đó. Khi HĐLĐ trở thành dữ liệu, nó không còn nằm yên
trong tủ hồ sơ có khóa mà đi qua hệ thống eContract, nhà cung cấp dịch vụ, nền
tảng HĐLĐ điện tử, chữ ký số, dữ liệu định danh, dấu thời gian, nhật ký giao dịch
và có thể kết nối với nhiều cơ sở dữ liệu khác. Nếu vệt dữ liệu ấy đầy đủ, toàn
vẹn và bảo mật thì rất có giá trị để chứng minh. Nhưng nếu bị quản lý lỏng lẻo,
mất log, mất quyền truy cập, rò rỉ thông tin, hoặc không chứng minh được người
ký thật sự là ai, thì công nghệ không còn là áo giáp mà có thể trở thành một điểm
yếu.
Trong
tranh chấp lao động, câu hỏi không chỉ là có HĐLĐ hay không mà là HĐLĐ đó được
ký thế nào, ai ký, ký lúc nào, bằng phương thức xác thực nào, NLĐ có được gửi bản
hoàn chỉnh không, bản đó có bị thay đổi không, có còn truy xuất được không, hệ
thống có chứng minh được toàn bộ quá trình hình thành sự đồng thuận hay không.
Một HĐLĐ giấy có chữ ký đôi khi chỉ cho thấy kết quả cuối cùng, nhưng một HĐLĐ điện
tử tốt có thể cho thấy cả hành trình ký kết. Tuy nhiên, một HĐLĐ điện tử làm vội
lại có thể khiến DN lúng túng hơn cả HĐLĐ giấy, vì lúc đó thứ mất không chỉ là
tờ giấy, mà còn là toàn bộ dấu vết cần thiết để chứng minh.
Cần nhấn mạnh
rằng HĐLĐ điện tử không chỉ phục vụ quan hệ lao động mà còn liên quan trực tiếp
đến kế toán, thuế và bảo hiểm xã hội (BHXH). Về kế toán, Nghị định
174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm chứng từ kế toán,
sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Việc
lưu trữ có thể bằng giấy hoặc phương tiện điện tử, nhưng phải bảo đảm an toàn,
đầy đủ, bảo mật và có thể cung cấp khi cơ quan nhà nước yêu cầu. Một số tài liệu
kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải được lưu giữ tối
thiểu 10 năm. Vì vậy, nếu HĐLĐ, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận lương thưởng, phụ
cấp và phúc lợi được dùng làm căn cứ hạch toán chi phí, DN nên xem chúng là một
phần của hồ sơ kế toán cần được lưu trữ một cách thận trọng.
Về thuế, HĐLĐ
càng không phải là thứ ký rồi để yên. Chi phí tiền lương, tiền công, thưởng và
các khoản chi cho NLĐ muốn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập
DN thì phải có đủ căn cứ, chứng từ và phù hợp với quy định về thuế. Các quy định
mới về thuế thu nhập DN, trong đó có Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ
15/12/2025, tiếp tục nhấn mạnh yêu cầu về chứng từ và thanh toán không dùng tiền
mặt đối với các khoản chi theo quy định của pháp luật. Nói đơn giản, HĐLĐ điện
tử có thể là “tấm căn cước” quan trọng của khoản chi lương, nhưng nó chỉ có ý
nghĩa khi đi kèm bảng lương, chứng từ thanh toán, quy chế thưởng, phụ lục hợp đồng
và hồ sơ thuế đầy đủ.
Về BHXH, HĐLĐ
là căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tham gia, thời điểm tham gia và tiền
lương làm căn cứ đóng. Luật BHXH 2024 quy định NLĐ Việt Nam làm việc theo HĐLĐ không
xác định thời hạn hoặc HĐLĐ từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt
buộc. Luật cũng mở rộng cách nhìn khi không chỉ căn cứ vào tên gọi của HĐLĐ, mà
còn nhìn vào nội dung có việc làm, tiền lương, sự quản lý, điều hành, giám sát
hay không. Do đó, HĐLĐ điện tử, nếu được lưu trữ và kết nối tốt, sẽ giúp DN giải
trình tốt hơn với cơ quan BHXH. Ngược lại, nếu HĐLĐ một nơi, bảng lương một
nơi, dữ liệu BHXH một kiểu, thì chuyển đổi số chỉ là lớp sơn bóng phủ lên một bức
tường còn nhiều vết nứt.
Cao trào rủi
ro thường không xảy ra vào ngày ký. Ngày ký bao giờ cũng đẹp. Email gửi đi, hệ
thống báo hoàn tất, nhân sự thở phào, NLĐ nhận việc, ai cũng vui. Rủi ro thường
xuất hiện sau vài năm, khi NLĐ nghỉ việc, phát sinh tranh chấp, DN bị thanh tra
lao động, kiểm tra thuế hoặc rà soát BHXH. Lúc ấy, cơ quan chức năng hỏi HĐLĐ đâu,
phụ lục đâu, căn cứ trả thưởng đâu, chứng từ chuyển khoản đâu, log ký đâu, bản
đã gửi cho NLĐ đâu. Nếu nhà cung cấp eContract cũ đã ngừng dịch vụ, hệ thống cũ
không còn truy cập được, hoặc file lưu trữ không thể chứng minh tính toàn vẹn,
thì cái từng được gọi là chuyển đổi số có thể trở thành một câu hỏi rất khó trả
lời.
Tất nhiên,
không nên vì những rủi ro đó mà quay lưng với HĐLĐ điện tử. Nếu làm đúng, đây
là một công cụ rất tốt. Nó giúp NLĐ có hợp đồng rõ ràng, dễ tra cứu, dễ sử dụng
khi cần làm thủ tục hành chính, vay vốn, chứng minh thu nhập hoặc bảo vệ quyền
lợi. Nó giúp DN quản trị nhân sự minh bạch hơn, giảm thất lạc hồ sơ, chuẩn hóa
quy trình, kết nối dữ liệu lao động với thuế, kế toán, BHXH và các thủ tục hành
chính khác. Nó cũng giúp cơ quan nhà nước có dữ liệu tốt hơn để quản lý thị trường
lao động, tiền lương và an sinh xã hội.
Vấn đề là DN
không nên triển khai HĐLĐ điện tử với tâm thế mua một phần mềm rồi giao hết cho
phòng nhân sự. Cần rà soát mẫu hợp đồng, thẩm quyền ký, quy trình xác thực, chữ
ký số, cách gửi bản hợp đồng cho NLĐ, chính sách lưu trữ, phân quyền truy cập,
bảo mật dữ liệu, thời hạn lưu hồ sơ, khả năng chuyển đổi sang bản giấy, phương
án dự phòng khi hệ thống bị lỗi và trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ. Cũng cần
hướng dẫn NLĐ bằng ngôn ngữ dễ hiểu để họ biết mình đang ký gì, lưu ở đâu, truy
cập như thế nào và phải làm gì nếu phát hiện sai sót.
HĐLĐ điện
tử vừa tối ưu vừa tiềm ẩn rủi ro. Nó tối ưu nếu DN xem đây là một phần của quản
trị pháp lý và quản trị dữ liệu. Nó rủi ro nếu DN xem đây chỉ là thao tác thay
giấy bằng file. Một HĐLĐ giấy ký cẩu thả đã nguy hiểm. Một HĐLĐ điện tử ký cẩu
thả còn nguy hiểm hơn, vì sự cẩu thả ấy có thể nhân lên rất nhanh, rất rộng và
rất khó sửa.
Sau cùng,
câu hỏi không phải là liệu HĐLĐ điện tử có tốt hay không mà là DN có đủ trưởng
thành để dùng nó một cách tử tế không. Công nghệ giúp HĐLĐ được ký trong vài
phút, nhưng niềm tin trong quan hệ lao động không thể được xây dựng trong thời
gian đó. Nó cần sự minh bạch, sự cẩn trọng, sự tôn trọng NLĐ và một hệ thống đủ
vững để nhiều năm sau nhìn lại, cả hai bên vẫn có thể nói rằng HĐLĐ này không
chỉ được ký đúng, mà còn được hiểu, lưu và sử dụng đúng.
Bài viết này của tôi được viết dựa trên những kiến thức pháp luật mà tôi đã học, cũng như những kinh nghiệm chuyên môn trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé : www.phuoc-partner.com. Cảm ơn bạn rất nhiều.
.jpg)