Từ góc độ hiệu quả chi phí hoạt động, công ty luật của bạn thường có hai loại công việc chính: các công việc có thể tính phí dịch vụ và các công việc không thể tính phí dịch vụ. Công việc không thể tính phí dịch vụ thường bao gồm các nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau cần thiết cho hoạt động của công ty. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về công việc không tính phí trong một công ty luật và các chiến lược để bạn có thể giảm thiểu hiệu quả các công việc đó:
- Công việc hành chính: Bao gồm các công việc quản lý văn phòng chung, lên lịch, lưu trữ, nhập dữ liệu và các nhiệm vụ hành chính khác. Để giảm gánh nặng của những nhiệm vụ này, bạn nên xem xét giao các công việc này cho các nhân viên hỗ trợ hoặc chuyên viên hành chính để họ xử lý chúng một cách hiệu quả, giải phóng thời gian cho luật sư tập trung vào công việc có thể tính phí dịch vụ;
- Tiếp nhận khách hàng mới: Mặc dù đây là một trong những công việc quan trọng để thu hút khách hàng, quá trình tiếp nhận khách hàng mới có thể tốn khá nhiều thời gian của luật sư. Bạn có thể tối ưu hóa quy trình này bằng cách phát triển các thủ tục nội bộ hiệu quả, phát hành sách hướng dẫn trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng và các biểu mẫu chuẩn ví dụ như mẫu hợp đồng hay đề xuất cung cấp dịch vụ pháp lý, để thu thập các thông tin cần thiết của khách hàng một cách hiệu quả;
- Tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật và viết phân tích: Việc tìm kiếm các văn bản quy phạm pháp luật và viết phân tích ví dụ như viết bản tin pháp luật định kỳ là một phần quan trọng trong công việc liên quan đến luật sư nhưng thường không thể tính phí dịch vụ. Do đó, bạn cần tận dụng công nghệ và cơ sở dữ liệu pháp lý trực tuyến để tối ưu hóa quá trình này. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xây dựng một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu pháp lý toàn diện trong văn phòng để truy cập những tìm kiếm và phân tích trước đó dễ dàng hơn;
- Công việc phục vụ cộng đồng: Công việc phục vụ cộng đồng ví dụ như tư vấn pháp luật miễn phí cho một số đối tượng gặp phải hoàn cảnh khó khăn, tham gia các công tác xã hội cộng đồng của đoàn luật sư mặc dù không tạo ra doanh thu trực tiếp, là một phần quan trọng trong trách nhiệm xã hội của công ty luật và luật sư. Vì thế, bạn nên đặt ra các hướng dẫn rõ ràng và phân bổ thời gian cố định hoặc các vụ việc cụ thể cho các công việc phục vụ cộng đồng để quản lý hiệu quả những giờ làm việc không tính phí;
- Phát triển kinh doanh và tiếp thị: Thu hút khách hàng mới và quảng bá dịch vụ pháp lý cho công ty luật của bạn là các hoạt động không thể tính phí dịch vụ ví dụ như kết nối khách hàng, tham gia các sự kiện, viết bài pháp lý và tạo các tài liệu tiếp thị dịch vụ pháp lý. Do đó, bạn nên phát triển một chiến lược phát triển kinh doanh tập trung ưu tiên vào những hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần sử dụng một cách triệt để công nghệ và các công cụ tự động hóa cho các chiến dịch tiếp thị của công ty luật của bạn và theo dõi chặt chẻ nguồn thu nhập nhận được từ những hoạt động trên;
- Đào tạo và phát triển chuyên môn: Giáo dục liên tục và phát triển chuyên môn cho luật sư là điều cần thiết đối với bất kỳ công ty luật nào nhưng có thể tốn khá nhiều thời gian của luật sư mà không thể tính phí dịch vụ. Do đó, bạn cần khuyến khích luật sư tham gia các chương trình đào tạo tập trung và có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động chính của công ty luật của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên phân bổ thời gian cố định hoặc lập ra một ngân sách phát triển chuyên môn để đảm bảo sự phát triển bền vững trong khi giảm thiểu sự gián đoạn đến công việc có thể tính phí dịch vụ;
- Quản lý văn phòng và cuộc họp nội bộ: Các luật sư góp vốn và luật sư cấp cao trong công ty luật của bạn có thể phải tham gia vào các nhiệm vụ không tính phí dịch vụ có liên quan đến việc quản lý văn phòng, lên kế hoạch chiến lược và tham gia các cuộc họp nội bộ. Do đó, bạn nên giảm thiểu các hoạt động này bằng cách thiết lập các phương tiện giao tiếp hiệu quả, tinh gọn quy trình ra quyết định và giao trách nhiệm quản lý văn phòng cho một vài cá nhân hoặc nhóm nào đó được chỉ định; và
- Ghi giờ làm việc và tuân thủ quy định hành chính: Ghi lại giờ làm việc, lập hóa đơn, đảm bảo sự rõ ràng của các khoảng thời gian được tính phí dịch vụ với khách hàng, rà soát hóa đơn dịch vụ, thu hồi nợ và tuân thủ các quy định hành chính là những nhiệm vụ cần thiết nhưng lại không thể tính phí dịch vụ. Do đó, bạn cần tối ưu hóa các quy trình này bằng cách sử dụng các phần mềm ghi giờ làm việc, tự động hóa việc lập hóa đơn và triển khai hệ thống quản lý hành chính hiệu quả để giảm thiểu thời gian luật sư dành cho các nhiệm vụ này.
Tóm lại, bạn hãy nhớ cho rằng, trong khi điều quan trọng mà bạn phải làm là giảm thiểu các công việc không tính phí dịch vụ, nhưng cũng có một số nhiệm vụ quản lý hành chính ví dụ như nhập liệu thời gian làm việc hay tham gia các cuộc họp ban đầu với khách hàng là cần thiết để công ty luật của bạn hoạt động trơn tru. Bằng cách triển khai các chiến lược như được đề cập ở trên, hy vọng rằng bạn sẽ phần nào có thể đạt được sự cân bằng và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, cho phép các luật sư trong công ty luật của bạn có thể tập trung nhiều hơn vào công việc tính phí dịch vụ khách hàng.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Nếu bạn muốn tìm đọc quyển sách Khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi (tái bản lần hai mới nhất), xin vui lòng theo đường dẫn này để được hướng dẫn đăng ký mua https://huongdankhoinghiepvoingheluatsu.com/ . Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình.
