Ngoài việc phải xây dựng và ban hành nội quy lao động và quy chế dân chủ tại nơi làm việc theo quy định của pháp luật lao động để áp dụng kỷ luật lao động đối với người lao động và tạo môi trường dân chủ tại nơi làm việc, công ty luật của bạn cũng nên có một sổ tay nhân viên với những lý do quan trọng sau đây:
- Ngoài những nội dung được nội quy lao động, quy chế dân chủ và thỏa ước lao động tập thể điều chỉnh theo quy định của pháp luật thì còn rất nhiều những công việc, quy trình nội bộ khác mà cần có sự hướng dẫn chi tiết và nhất quản từ ban quản trị công ty luật của bạn;
- Sổ tay nhân viên đóng vai trò là tài liệu nội bộ tập trung mô tả các quy định, quy trình và kỳ vọng của công ty luật của bạn đối với nhân viên. Nó cung cấp các thông tin rõ ràng và nhất quán, đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ các quy tắc, hướng dẫn và thực tiễn của công ty luật của bạn;
- Sổ tay nhân viên thúc đẩy sự nhất quán trong cách mà công ty luật của bạn quản lý và đối xử với nhân viên. Nó thiết lập các chính sách và quy trình đồng nhất cho các vấn đề ví dụ như thủ tục xin nghỉ phép, đánh giá hiệu suất, văn phong pháp lý, lịch làm việc, quy định về trang phục và tác phong trong công việc,, chính sách nghỉ phép, yêu cầu về bảo mật thông tin và các thông tin liên quan khác v.v… Điều này đảm bảo việc nhân viên được đối xử công bằng và các quyết định được đưa ra một cách nhất quán và khách quan; và
- Sổ tay nhân viên cũng có thể truyền đạt văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty luật của bạn. Nó có thể bao gồm tuyên bố về tầm nhìn của công ty, hướng dẫn các tiêu chuẩn đạo đức, tiêu chuẩn chuyên nghiệp và kỳ vọng về hành vi. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và đồng hành nhân viên với mục tiêu và giá trị của công ty.
Nhìn chung, sổ tay nhân viên là một công cụ quý giá cho công ty luật của bạn để thiết lập giao tiếp rõ ràng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, thúc đẩy sự công bằng, cung cấp hướng dẫn cho nhân viên và tạo một môi trường làm việc tích cực. Nó giúp đặt kỳ vọng, giảm thiểu sự hiểu lầm và thúc đẩy sự nhất quán trong cách công ty hoạt động.
Dưới đây là một số bước bạn nên xem xét khi xây dựng sổ tay nhân viên cho công ty luật của bạn:
- Xác định các chính sách và quy trình cần thiết cho hoạt động của công ty luật của bạn và tuân thủ các quy định lao động. Điều này có thể bao gồm chính sách chống phân biệt đối xử, quấy rối, cơ hội bình đẳng, an toàn lao động, chấm công, nghỉ phép, bảo mật thông tin, việc sử dụng công nghệ, quy định về trang phục và quy tắc ứng xử. Xem xét các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của công ty và nhân viên;
- Bắt đầu soạn thảo các chính sách và quy trình một cách rõ ràng và ngắn gọn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp hoặc quá phức hợp. Cố gắng tổ chức sổ tay nhân viên một cách logic, ví dụ như chia thành các phần hoặc chương. Xem xét sử dụng tiêu đề, mục lục và bảng để tăng tính dễ đọc;
- Tùy chỉnh sổ tay nhân viên để phản ánh các khía cạnh và yêu cầu đặc biệt và đặc thù của công ty luật của bạn. Bao gồm các thông tin về tầm nhìn, giá trị và văn hóa của công ty để thiết lập không khí làm việc. Cung cấp chi tiết về cơ cấu tổ chức, danh sách liên hệ chính và bất kỳ thực hành hoặc quy định cụ thể nào liên quan đến hoạt động của công ty luật của bạn;
- Yêu cầu các bên có liên quan đến công ty luật của bạn, ví dụ như các đối tác và nhà cung cấp, xem xét nội dung của sổ tay nhân viên có liên quan đến họ. Kết hợp ý kiến đóng góp của họ và đảm bảo rằng sổ tay nhân viên của công ty luật của bạn phản ánh chính xác các chính sách và thực tiễn của công ty. Sau khi nhận được sự phê duyệt cuối cùng từ các nhân sự quản lý cấp cao của công ty luật của bạn, sổ tay nhân viên sẽ được triển khai đến nhân viên;
- Cung cấp bản sao sổ tay nhân viên cho tất cả nhân viên và đảm bảo rằng họ đọc và hiểu nội dung của nó. Ngoài ra, công ty luật của bạn cần tổ chức các buổi đào tạo hoặc buổi giới thiệu để giải thích các chính sách và quy trình được nêu trong sổ tay nhân viên. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên được nhận thức về quyền lợi, trách nhiệm và mong đợi của công ty luật của bạn; và
- Sổ tay nhân viên nên là tài liệu sống động phát triển cùng với các nhu cầu của công ty luật của bạn và sự thay đổi trong luật lao động tại từng thời điểm. Do đó, sổ tay nhân viên phải được thường xuyên xem xét và cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào về chính sách, thực tiễn hoặc yêu cầu pháp lý và thông báo những cập nhật này cho nhân viên và đảm bảo rằng họ có quyền truy cập vào phiên bản sổ tay nhân viên mới nhất.
Lưu ý, khi soạn thảo sổ tay nhân viên bạn phải làm sao để nội dung không bị trùng lặp với những nội dung thuộc phạm vị điều chỉnh của các tài liệu nội bộ khác mà pháp luật lao động yêu cầu ví dụ như nội quy lao động, quy chế dân chủ tại nơi làm việc, thỏa ước lao động tập thể.
Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích cho việc theo đuổi đam mê với nghề luật sư của bạn, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Nếu bạn muốn tìm đọc quyển sách Khởi nghiệp với nghề luật sư của tôi (tái bản lần hai mới nhất), xin vui lòng theo đường dẫn này để được hướng dẫn đăng ký mua https://huongdankhoinghiepvoingheluatsu.com/ . Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công chinh phục nghề luật sư của mình.
.jpg)