Minh bạch thị trường lao động từ dữ
liệu: doanh nghiệp đứng trước cơ hội và áp lực[1]
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phó Chủ
tịch VNHR)
Từ ngày
1/1/2026, khi Luật Việc làm 2025 có hiệu lực, một yêu cầu mới được áp dụng bắt
buộc đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam là đăng ký thông tin người lao động
lên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia (Điều 17). Đây là thay đổi quan trọng trong
chính sách quản lý nhân lực, thể hiện bước tiến của Nhà nước trong việc xây dựng
một thị trường lao động hiện đại, minh bạch và có khả năng kết nối hiệu quả hơn
với các chính sách an sinh xã hội. Đồng thời, đây cũng là phép thử lớn đối với
khả năng thích ứng và tuân thủ pháp luật của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt
là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn chưa quen với yêu cầu số hóa và quản trị dữ
liệu theo chuẩn mực pháp lý.
Về bản chất,
việc đăng ký thông tin người lao động là quá trình thu thập, đồng bộ và cập nhật
dữ liệu cơ bản liên quan đến cá nhân, quá trình làm việc, hợp đồng, trình độ
chuyên môn, tình trạng tham gia bảo hiểm và nhiều yếu tố khác. Các dữ liệu này
sẽ được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, kết nối với hệ thống quản
lý của Nhà nước, nhằm giúp cơ quan chức năng có cái nhìn toàn diện và kịp thời
về thị trường lao động. Ở cấp độ vĩ mô, điều này giúp Nhà nước điều tiết cung cầu
lao động, dự báo xu hướng dịch chuyển việc làm, xây dựng các chính sách đào tạo
phù hợp và triển khai nhanh chóng các gói hỗ trợ khi có biến động, như trong
giai đoạn khủng hoảng kinh tế hoặc dịch bệnh. Ở cấp độ vi mô, mỗi người lao động
cũng có lợi ích khi dữ liệu của họ được lưu giữ đầy đủ, qua đó đảm bảo quyền lợi
về bảo hiểm, chế độ thất nghiệp và cơ hội tham gia các chương trình hỗ trợ nghề
nghiệp.
Tuy nhiên,
nhìn từ góc độ doanh nghiệp, chính sách này không chỉ là cơ hội để quản trị
nhân lực tốt hơn mà còn đặt ra nhiều thách thức thực tiễn. Thứ nhất, việc thu
thập và cập nhật dữ liệu đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư thời gian và nguồn lực
đáng kể. Trong thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn còn tình trạng quản lý nhân sự
bằng hồ sơ giấy, hoặc lưu trữ rời rạc ở nhiều phần mềm khác nhau nên thiếu đồng
bộ. Khi luật bắt buộc áp dụng, khối lượng công việc chuyển đổi dữ liệu sẽ không
nhỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Thứ hai, yêu cầu
này kéo theo trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân, bởi mọi sai sót trong việc lộ
lọt thông tin đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và uy tín. Trong bối cảnh nhận
thức về an ninh mạng của nhiều doanh nghiệp còn hạn chế, đây thực sự là một
thách thức lớn.
Một điểm
khác cần lưu ý là Luật Việc làm 2025 không chỉ yêu cầu đăng ký thông tin một lần,
mà còn đặt ra nghĩa vụ cập nhật thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc bất
cứ thay đổi nào về tình trạng việc làm, hợp đồng, bảo hiểm hay trình độ người
lao động đều phải được bổ sung kịp thời lên hệ thống. Về mặt quản lý Nhà nước,
đây là bước tiến quan trọng giúp dữ liệu luôn được duy trì chính xác, nhưng với
doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là phải xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ, đảm
bảo mọi thay đổi nhân sự đều được phản ánh kịp thời. Nếu không chuẩn bị trước,
nguy cơ doanh nghiệp rơi vào tình trạng chậm trễ, bị xử phạt hoặc phát sinh chi
phí bổ sung là điều khó tránh khỏi.
Ở chiều
tích cực, chính sách này có thể trở thành động lực giúp doanh nghiệp nâng cấp
năng lực quản trị nhân sự. Việc số hóa dữ liệu không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp
luật mà còn mang lại lợi ích nội bộ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thống kê, phân
tích nhân sự, nắm bắt tình hình biến động lao động và từ đó xây dựng kế hoạch
nhân sự hiệu quả hơn.
Tuy nhiên,
cũng cần nhìn nhận thực tế rằng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng cho sự
thay đổi này. Các tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia vốn đã quen với việc tuân
thủ chuẩn mực quốc tế về quản trị nhân sự, bảo mật dữ liệu và báo cáo định kỳ
có thể dễ dàng thích ứng. Nhưng ở chiều ngược lại, phần lớn doanh nghiệp vừa và
nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, hay doanh nghiệp truyền thống ở
các địa phương sẽ gặp nhiều khó khăn. Họ vừa thiếu nhân sự chuyên trách, vừa hạn
chế về ngân sách để đầu tư hạ tầng công nghệ, lại vừa chưa quen với tư duy coi
dữ liệu là tài sản cần quản trị. Do đó, nếu không có hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ
kỹ thuật và lộ trình triển khai hợp lý từ phía Nhà nước, nguy cơ “quá tải” thủ
tục đối với doanh nghiệp là hoàn toàn có thể xảy ra.
Một khía cạnh
quan trọng khác là vấn đề quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân của người
lao động. Trong bối cảnh dữ liệu cá nhân ngày càng có giá trị, việc yêu cầu
doanh nghiệp cung cấp và cập nhật thông tin người lao động lên hệ thống Nhà nước
đặt ra nhiều băn khoăn. Người lao động có thể lo ngại về việc thông tin nhạy cảm
của mình bị lạm dụng hoặc rò rỉ. Doanh nghiệp cũng ở thế khó khi vừa phải tuân
thủ pháp luật, vừa phải cam kết bảo vệ dữ liệu của nhân viên. Vì thế, để chính
sách này được triển khai hiệu quả, cần có cơ chế bảo mật rõ ràng, quy trình kiểm
soát minh bạch và chế tài nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm. Chỉ khi niềm
tin của doanh nghiệp và người lao động được củng cố thì quy định mới có thể
phát huy tối đa hiệu quả.
Vậy, doanh
nghiệp nên chuẩn bị gì trước yêu cầu bắt buộc này? Trước hết, cần có thay đổi
tư duy, xem việc đăng ký và quản lý dữ liệu lao động không chỉ là một thủ tục
hành chính mà là một phần trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực. Từ đó,
doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhân sự hiện có, đối chiếu tính
chính xác và đầy đủ. Đây là bước cơ bản để đảm bảo dữ liệu khi đưa lên hệ thống
quốc gia sẽ không bị sai sót. Tiếp đến, doanh nghiệp nên đầu tư vào hạ tầng
công nghệ thông tin phù hợp, có thể là các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng,
giúp quá trình thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu trở nên dễ dàng và an toàn
hơn. Một yếu tố khác không kém phần quan trọng là đào tạo nhân sự phụ trách. Bộ
phận nhân sự cần được trang bị kiến thức pháp luật liên quan, kỹ năng quản lý dữ
liệu và nhận thức về bảo mật để thực hiện công việc hiệu quả.
Đối với
các doanh nghiệp quy mô nhỏ, không có khả năng đầu tư lớn vào công nghệ, giải
pháp có thể là thuê dịch vụ bên ngoài, từ các công ty chuyên cung cấp giải pháp
quản lý nhân sự, quản trị dữ liệu. Mặc dù phát sinh chi phí, nhưng điều này
giúp giảm rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo. Quan trọng hơn,
doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật, xem đây là một phần trong
sự phát triển bền vững. Trong dài hạn, một hệ thống dữ liệu nhân sự đầy đủ và
minh bạch sẽ mang lại lợi ích vượt xa chi phí ban đầu bỏ ra.
Ở góc độ
chính sách, Nhà nước cũng cần song hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển
đổi này. Việc ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, tổ chức tập huấn, hỗ trợ kỹ
thuật, cung cấp nền tảng công nghệ thân thiện và xây dựng kênh phản hồi nhanh
chóng là điều không thể thiếu. Nếu chỉ dừng lại ở quy định bắt buộc mà thiếu đi
cơ chế hỗ trợ, nguy cơ chính sách đi vào hình thức sẽ cao. Bài học từ nhiều cải
cách hành chính trước đây cho thấy, thành công chỉ đến khi có sự phối hợp chặt
chẽ giữa Nhà nước và doanh nghiệp, khi quy định pháp luật được thiết kế khả thi
và phù hợp với năng lực thực tế.
Một điểm
tích cực đáng chú ý là chính sách này, nếu được triển khai hiệu quả, có thể góp
phần quan trọng vào việc chống trốn đóng bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi chính đáng
của người lao động. Thực tế nhiều năm qua cho thấy tình trạng doanh nghiệp
không ký hợp đồng lao động, không đóng các loại bảo hiểm bắt buộc hoặc khai báo
thiếu trung thực vẫn còn phổ biến. Khi mọi dữ liệu được đăng ký và kết nối, khả
năng phát hiện và xử lý vi phạm sẽ nhanh chóng và minh bạch hơn. Điều này cũng
giúp tạo ra một sân chơi công bằng, hạn chế tình trạng doanh nghiệp tuân thủ
nghiêm túc bị bất lợi so với doanh nghiệp lách luật. Đây là một tín hiệu tích cực
để xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh hơn.
Tóm lại,
yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp đăng ký thông tin người lao động từ ngày 1/1/2026
mang tính chất hai mặt. Ở một bên, nó mở ra cơ hội để quản lý lao động hiện đại,
minh bạch, bảo vệ quyền lợi người lao động và tăng hiệu quả điều hành chính
sách. Ở bên kia, nó đặt ra thách thức lớn về chi phí, thủ tục và trách nhiệm bảo
mật dữ liệu cá nhân. Đối với doanh nghiệp, cách tiếp cận hợp lý là không xem
đây chỉ là gánh nặng mà là một cơ hội để nâng cấp quản trị nhân sự, chuẩn bị hạ
tầng công nghệ và xây dựng văn hóa tuân thủ. Với sự đồng hành từ phía Nhà nước
thông qua các chính sách hỗ trợ cụ thể, quy định này có thể trở thành nền tảng
quan trọng để thị trường lao động Việt Nam bước sang một giai đoạn phát triển mới,
bền vững hơn, hiện đại hơn và công bằng hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.
Bài viết này của tôi được viết trên cơ sở dựa trên những kiến thức pháp luật mà tôi đã được học cũng như những kinh nghiệm chuyên môn trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều.
[1] https://dantri.com.vn/lao-dong-viec-lam/nguoi-lao-dong-phai-dang-ky-thong-tin-tren-co-so-du-lieu-quoc-gia-20250624143716891.htm
.jpg)