Từ “bí mật” đến “minh bạch”: quản
trị rủi ro quan hệ nơi làm việc
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phó Chủ
tịch VNHR)
Gần đây,
truyền thông quốc tế rầm rộ đưa tin một tập đoàn hàng tiêu dùng toàn cầu chấm dứt
hợp đồng lao động (HĐLĐ) với CEO vì không khai báo mối quan hệ tình cảm tự nguyện
với cấp dưới - không đơn thư quấy rối, không cáo buộc cưỡng ép, chỉ có “bí mật”
đi kèm “quyền lực quản lý”. Sự việc bắt nguồn từ đường dây nóng, được ủy ban độc
lập điều tra, trước khi hội đồng quản trị (HĐQT) ra quyết định và công bố
phương án chuyển giao. Bài học cốt lõi ở đây là ở các tập đoàn đa quốc gia, “đạo
đức nghề nghiệp” là một mô-đun của hệ điều hành quản trị rủi ro; mọi xung đột lợi
ích phải được khai báo, tách bạch, kiểm soát, kể cả khi người liên quan là người
đứng đầu.
Điểm cần
làm rõ trước hết là ranh giới giữa đạo đức và pháp luật. Pháp luật lao động Việt
Nam không cấm hai người trưởng thành yêu nhau nơi làm việc; luật chỉ cấm quấy rối
tình dục, phân biệt đối xử, trả thù người tố cáo và buộc doanh nghiệp (DN) phải
có nội quy lao động (NQLĐ) cùng quy trình phòng–chống, xử lý quấy rối. Vì vậy,
một quan hệ tự nguyện, kín đáo tự thân không phải hành vi bị cấm. Tuy nhiên, đặt
trong cấu trúc tổ chức, khi mối quan hệ gắn với quyền đánh giá hiệu suất, quyết
định lương, thưởng, thăng tiến, phân bổ dự án, truy cập thông tin, nó lập tức
trở thành rủi ro xung đột lợi ích và đó mới là điều hệ thống quản trị nghiêm
túc phải thiết kế để nhận diện và kiểm soát.
Thông lệ
quốc tế không hỏi “có yêu hay không” mà hỏi “đã khai báo và loại trừ xung đột lợi
ích chưa”. Phần lớn bộ quy tắc đạo đức–ứng xử đều: bắt buộc khai báo nếu có tuyến
quản lý trực/gián tiếp hoặc ảnh hưởng đáng kể; sau khai báo thì tái cấu trúc lại
tuyến báo cáo, tự rút khỏi mọi quyết định liên quan, hoặc điều chuyển hợp lý.
Nhiều nơi dùng “thỏa thuận quan hệ tự nguyện” để xác nhận tính tự nguyện, ranh
giới nơi làm việc và kênh phản hồi khi chấm dứt. Đi kèm là “cấm mềm” nhằm bảo đảm
công bằng: không tham gia quyết định liên quan người mình có quan hệ, không lạm
dụng quyền truy cập hệ thống, không ưu ái phân bổ nguồn lực; cùng kênh tố giác
an toàn và chống trả đũa. Tầng vận hành thứ hai là điều tra: bộ phận tuân thủ/kiểm
soát nội bộ xem xét xung đột chưa khai báo, dấu hiệu thiên vị, sử dụng tài
nguyên công ty, vi phạm bảo mật và không phải phán xét đời tư. Không khai báo
hoặc không tự rút khỏi thường bị xem là vi phạm nghiêm trọng Code of conduct; với
công ty niêm yết, còn kéo theo cân nhắc công bố thông tin bất thường, tính toàn
vẹn báo cáo quản trị/ESG và niềm tin thị trường.
Đưa câu
chuyện vào Việt Nam, BLLĐ 2019 buộc DN (từ 10 người lao động (NLĐ) trở lên) phải
ban hành NQLĐ bằng văn bản và đăng ký; NQLĐ phải có nội dung phòng, chống quấy
rối và quy trình xử lý - đây là “cửa khẩu” pháp lý để chuẩn mực đạo đức trở
thành quy tắc ràng buộc. Nếu DN muốn quản trị rủi ro “yêu thầm” theo thông lệ
quốc tế, cần nội quy hóa các điều khoản về nghĩa vụ khai báo, nghĩa vụ tự rút
khỏi ra quyết định liên quan, tái cấu trúc tuyến báo cáo, hậu quả khi không
khai báo, kèm đào tạo và ký nhận. Chỉ khi đó, “đạo đức” mới có nền để chuyển
hóa thành kỷ luật phù hợp pháp luật.
Trong quan
hệ lao động, DN chỉ được sa thải khi NLĐ vi phạm kỷ luật thuộc các trường hợp
luật cho phép; khi đó HĐLĐ chấm dứt ngay theo hiệu lực quyết định sa thải.
Tuy nhiên, “không khai báo quan hệ tình cảm tự nguyện” không phải căn cứ sa thải
trực tiếp—ngay cả khi DN đã ghi trong NQLĐ và đăng ký hợp lệ trừ khi hành vi
này đi kèm hoặc dẫn tới một vi phạm thuộc danh mục luật định (ví dụ: quấy rối
tình dục tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh/công nghệ, tham ô, tự ý bỏ
việc nhiều ngày, hoặc gây/đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng, đặc biệt nghiêm trọng
cho DN). Nói cách khác, DN không thể “nhảy cóc” từ vi phạm nghĩa vụ khai báo
sang sa thải; con đường hợp pháp là kỷ luật lũy tiến: khiển trách → kéo dài thời
hạn nâng lương → cách chức (đối với NLĐ có chức vụ). Chỉ khi NLĐ đã bị kỷ luật ở
mức đủ nặng và lặp lại đúng hành vi trong thời gian chưa xóa kỷ luật, DN mới có
nền tảng xem xét sa thải. Lưu ý, “tái phạm” được hiểu rất hẹp: phải lặp lại
chính hành vi đã bị xử lý trước đó; thời hạn xóa kỷ luật được luật quy định
theo từng hình thức. Vì vậy, để phòng thủ tốt, DN cần hồ sơ kỷ luật lần đầu thật
“sạch”: mô tả hành vi trùng khớp, thủ tục đúng luật, thời hiệu - thành phần họp
- biên bản đầy đủ - để nếu tái diễn, điều kiện tái phạm hình thành đúng nghĩa.
Thủ tục là
“mạch sống” của tính hợp pháp. Mọi xử lý kỷ luật phải đúng trình tự: thông báo
họp trong thời hiệu, thành phần dự đầy đủ, bảo đảm quyền trình bày của NLĐ, lập
biên bản, và ra quyết định đúng thẩm quyền; chỉ một lỗi nhỏ (mời họp sai thành
phần, quá thời hiệu, mô tả hành vi mơ hồ…) cũng đủ làm quyết định vô hiệu. Vì vậy,
DN khôn ngoan vận hành hai trục song hành: (1) kỷ luật lũy tiến để tạo nấc
thang hợp pháp; (2) biện pháp tổ chức để triệt tiêu xung đột ngay từ đầu—tái cấu
trúc tuyến báo cáo, rút người quản lý khỏi mọi quyết định liên quan đến người
mình có quan hệ, điều chuyển hợp lý khi cần, và ghi nhận cam kết ranh giới nơi
làm việc.
Song hành
với pháp luật lao động là khung quản trị công ty và chứng khoán áp dụng cho DN
đại chúng/niêm yết. Ở bình diện quản trị, Luật DN buộc thành viên HĐQT, TGĐ và
người quản lý trung thành, không lạm dụng địa vị/ thông tin nội bộ, kê khai lợi
ích liên quan và không tham gia biểu quyết/quyết định khi có xung đột lợi ích.
Với công ty đại chúng, người quản lý là người nội bộ; người nội bộ và người có
liên quan thuộc diện phải công bố thông tin. Tuy nhiên, định nghĩa “người có
liên quan” không bao gồm “người yêu/người tình”, và nghĩa vụ công bố thông tin
cũng không yêu cầu công bố chuyện quan hệ tình cảm tại DN.
Dù vậy, một
quan hệ tình cảm (dù không phải “giao dịch” theo nghĩa hẹp) có thể tạo lợi ích
cá nhân ảnh hưởng đến quyết định nhân sự, phân bổ nguồn lực, đánh giá thành
tích. Vì thế, với người quản lý, tiêu chuẩn chuyên nghiệp là: kê khai – tự rút
khỏi quyết định – chấp nhận tái cấu trúc hệ thống quản lý. Nếu không thực hiện,
ĐHĐCĐ/HĐQT/HĐTV/chủ sở hữu có thể xử lý về quản trị (cách chức, tạm đình chỉ,
thay đổi phân công) và kích hoạt công bố thông tin khi có biến động nhân sự chủ
chốt.
Với DN
FDI, then chốt là bản địa hóa Code of Conduct: lấy tiếng Việt làm ngôn ngữ điều
chỉnh; mọi điều khoản về quan hệ lao động–kỷ luật phải đưa vào NQLĐ và đăng ký;
các cam kết giao thoa (kê khai lợi ích, tự rút khỏi quyền ra quyết định, ủy ban
độc lập của HĐQT) phải phản ánh trong quy chế quản trị, quy chế nhân sự cấp cao
và HĐLĐ/thỏa thuận quản lý. Hãy dùng ngôn ngữ quản trị rủi ro (bảo vệ công bằng,
loại trừ xung đột, cấm tham gia quyết định dễ thiên vị, bảo vệ người tố giác,
chống trả đũa). Khi NLĐ hiểu mục tiêu là công bằng–minh bạch, họ sẽ hợp tác,
khai báo sớm và chấp nhận sắp xếp phù hợp.
Khi nhân sự
liên quan là lãnh đạo cấp rất cao, pháp lý phải đi kèm hợp đồng. HĐLĐ và mọi thỏa
thuận quản lý cần ghi rõ: tuân thủ Code of Conduct là điều kiện trọng yếu; vi
phạm có thể chấm dứt vì lý do chính đáng theo luật lao động và HĐLĐ. Đồng thời,
cụ thể hóa nghĩa vụ kê khai lợi ích liên quan (theo Luật DN và chính sách nội bộ),
hợp tác điều tra, bảo toàn tài liệu, và trao quyền cho ủy ban độc lập của HĐQT
thẩm tra, khuyến nghị biện pháp. Về truyền thông, phải có kế hoạch cân bằng nhằm
bảo vệ quyền riêng tư ở mức hợp lý nhưng vẫn bảo đảm kỷ luật thị trường qua công
bố thông tin đúng hạn cùng thông điệp thống nhất để tránh đồn đoán.
Còn tính
răn đe không nằm ở việc “sa thải ngay vì không khai báo” (điều luật không cho
phép), mà nằm ở kiến trúc quản trị: tách quyền quyết định khỏi mọi quan hệ dễ
thiên vị; quy trình điều tra gọn, chuẩn, đủ mạnh để dừng ưu ái; thang kỷ luật
lũy tiến đúng luật, tạo “cầu nối” hợp pháp lên mức cao hơn khi tái phạm; và áp
lực minh bạch từ thị trường vốn buộc DN giải trình cách gia cố hệ thống sau sự
cố. Khi các mảnh ghép ấy vận hành, không cần biện pháp cực đoan để “thị uy”; quy
trình mới là thứ tạo nên uy lực.
Tựu trung,
“yêu thầm chốn công sở” và kỷ luật lãnh đạo—kể cả ở các tập đoàn toàn cầu—không
phải phán xử đạo đức cá nhân mà là bài kiểm tra sức khỏe quản trị. Ở Việt Nam,
khung pháp lý đã sẵn: pháp luật lao động đặt trần chế tài và kỷ luật lũy tiến; Luật
DN buộc kê khai lợi ích liên quan và loại trừ xung đột khi ra quyết định; Luật
chứng khoán yêu cầu công bố thông tin kịp thời. Phần còn lại là DN—nhất là DN
FDI và niêm yết—bản địa hóa code toàn cầu vào “đường ray” Việt Nam: biến nghĩa
vụ khai báo thành nếp vận hành, tái cấu trúc tuyến báo cáo thành phản xạ, và đào
tạo–ký nhận–tố giác an toàn thành hạ tầng. Mỗi sự cố phải trở thành dịp gia cố
hệ thống. Khi đó, tình yêu vẫn có thể nảy nở, nhưng quyền lực luôn ở dưới ánh
sáng minh bạch và pháp trị.
Bài viết này của tôi được viết trên cơ sở dựa trên những kiến thức pháp luật mà tôi đã được học cũng như những kinh nghiệm chuyên môn trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều.
